Những lỗi hay gặp phải khi sử dụng máy chấm công

Những lỗi hay gặp phải khi sử dụng máy chấm công

   Hầu hết các đơn vị hiện nay đều sử dụng máy chấm công để quản lý giờ làm của nhân viên trong văn phòng. Việc quản lý nhân viên bằng máy chấm công đem lại hiệu quả công việc tốt hơn, dữ liệu công được chính xác hỗ trợ cho việc tính lương.  Ngoài ra giúp nhân viên trong công ty đi làm đúng giờ quy định, tạo một tác phong làm việc tốt và đem lại hiệu quả công việc chung cho công ty.

Là thiết bị công nghệ, máy chấm công hỗ trợ rất tốt cho người quản lý nhân sự. Tuy nhiên, người dùng đôi khi vẫn gặp những lỗi nhỏ trên thiết bị và phần mềm mà không biết cách xử lý, dẫn tới việc mất thời gian và không tính công kịp thời. Dưới đây là một số vấn đề các đơn vị hay gặp phải và các xử lý các lỗi cơ bản đó.

Trên thiết bị, vân tay đã được đăng ký nhưng người chấm công không chấm được và báo xin thử lại. Trường hợp này khi đăng ký vân tay người dùng đăng ký không đúng cách. Nhiều người nhầm lẫn việc đăng ký vân tay trên máy chấm công như đăng ký trên điện thoại Iphone là đặt mỗi lần một kiểu. Khi đăng ký vân tay trên máy chấm công yêu cầu vân tay phải sạch, không bị trầy xước và đặt thẳng vân tay vào mắt đọc dứt khoát, không di tay trên mắt đọc như vậy khi chấm công sẽ không chấm được hoặc rất khó chấm.

Có những trường hợp nhân viên báo đã chấm công đầy đủ ( có xác nhận thành công trên thiết bị ) nhưng khi in báo cáo lại không có công. Trường hợp này cần kiểm tra các vấn đề sau. Kiểm tra trực tiếp dữ liệu thô trên thiết bị bằng cách vào phần quản lý dữ liệu, gõ ngày cần kiểm tra, chọn ID cần kiểm tra để kiểm tra xem ngày đó nhân viên đã chấm chưa. Nếu dữ liệu thô trên thiết bị có thì cần kiểm tra dây tín hiệu ( trong trường hợp dùng dây mạng để lấy dữ liệu ) có kết nối thành công với phần mềm trên máy tính hay không. Trường hợp lấy dữ liệu qua USB thì kiểm tra khi lấy dữ liệu chọn tải dữ liệu về USB theo ngày, tuần hay tháng. Trường hợp kết nối lấy dữ liệu về phần mềm thành công nhưng vẫn chưa có dữ  liệu khi xuất báo cáo cần kiểm tra nhân viên đó đã được gán lịch trình làm việc hay chưa.

Những lưu ý khi cài đặt máy chấm công là phải đặt địa chỉ IP của máy chấm công trùng với dải IP của máy tính. Dữ liệu trên phần mềm cần được để sang ổ D tránh trường hợp máy tính hỏng phải cài lại win. Sau khi cài phần mềm xong cần khai báo, đăng ký và gán ca làm việc cho nhân viên. Lưu ý ID của nhân viên nào trên phần mềm phải đúng với ID của nhân viên đó trên máy chấm công.